نظارت بر فعالیت های یک شرکت که عنصری حیاتی از حضور شرکت در نمایشگاه می باشد، به این صورت است که نمایشگاه ها مخاطبان هدف را ارزیابی می کنند و فورا بازار را متفاوت از هر رسانه دیگری بررسی می کنند.
یک نمایشگاه بوضوح از نظر زمان و مکان برگزاری تعریف می شود. نکته مهم در انتشار عکس محصولات یک غرفه، تبلیغات محصولات و مقایسه آن با محصولات دیگر شرکت ها می باشد.
کنترل سطح موفقیت یک شرکت به شرح زیر است:
انتشار هزینه شرکت ، پوشه بندی معاملات کسب و کار، ارزیابی اطلاعات بازدیدکنندگان
مقایسه انواع بازدیدکنندگان غرفه که به شرح زیر است:
با توجه به نوع مخاطبان هدف
ارزیابی بررسی انجام شده غرفه توسط برگزارکنندگان
درنظر گرفتن وضعیت اقتصادی صنعت
تبلیغات و دعوت نامه های خود شرکت
ارزیابی موقعیت، اندازه و تجهیزات غرفه
صلاحیت و تشکیلات کارکنان غرفه
واکنش مطبوعات به مشارکت خود شخص
نظارت بر سطحی از موفقیت، به عنوان پایه و اساس تصمیم گیری مشارکت های آینده عمل می کند پس با تجزیه و تحلیل داده ها می توانیم مشکلات وخلأ موجود در سازمان را حل کنیم که نتایج موجود، برروی انتخاب کارکنان شرکت و تعداد پرسنل تأثیر می گذارد (کارکنان دارای هوش فنی/ دانش تجاری، مهارت های زبان خارجی). و همچنین با تجزیه و تحلیل داده ها تأثیرگذاری تبلیغات روی فروش را نیز می توانیم بررسی کنیم.
در نمایشگاه های بین المللی، درخواست بازدیدکنندگانی که با دیگر عوامل روابط عمومی مثل تبلیغات و کاتالوگ ها جذب نمایشگاه شده اند، افزایش یافته و باید یک دوره زمانی خاص برای به تعادل رساندن سود نسبت به هزینه را طی کنند که در نهایت هدف ما، انتشار هوش اقتصادی برای سرمایه گذاری در نمایشگاه می باشد. در عین حال نمایشگاه ها با تعداد سفارشاتی که به آن ها می شود ارزیابی می شوند.
یک راه آسان برای کنترل سطحی موفقیت شرکت و منافع بدست آمده آن ها در نمایشگاه بین المللی، دستیابی به اطلاعات فنی است که یک مقداری از آن اطلاعات اضافی است که شرکت توزیع کرده است. صدور کارت ها یا فرم ها برای جمع آوری اطلاعات بازدیدکنندگان دقیق تر از داده ها است . تجربه نشان می دهد که بازدیدکنندگان این اطلاعات را مدت ها بعد از برگزاری نمایشگاه ارجاع می دهند.
تعداد کارکنان فروش غرفه درارتباط است با میزان اطلاعات با ارزش بدست آمده از محصولات، بویژه زمانیکه مقایسه چندین رخداد در طول یک یا سال های بیشتری رخ می دهد. این نکته بعد از گفتگو با مشتریان موجود و آینده قابل ارزیابی است. میزان رهبری های صورت گرفته باید در ارتباط مناسب با پایگاه داده باشد که حاوی دعوت نامه ها و تعداد کلی از بازدیدکنندگان نمایشگاه می باشد.
هزینه های صورت گرفته برای هر بازدیدکننده با تعداد بحث های جدی که در ارتباط با هزینه های کلی مشارکت صورت گرفته، محاسبه می شود. با تجربیات بدست آمده در گذر زمان یا حضور در رخدادهای مختلف و تجزیه و تحلیل این موارد، می توان اطلاعات مفیدی را برای نمایشگاه های آینده فراهم کرد. هزینه توزیع اطلاعات صورت گرفته در نمایشگاه ها با هزینه توزیع اطلاعات متحمل شده از طریق تبلیغات، ارتباطات مستقیم و ملاقات با نمایندگان فروش مقابله می کند.
با این حال محاسبه هزینه های جانبی نمایشگاه منجر به نادیده گرفتن واقعیت هایی می شود که در یک رخداد شرکت می کنند، همچنین هدف های دیگری را ایجاد می کنند که عبارتند از تبلیغات مؤثر، تعیین شرکت رقابتی و بازاریابی غرفه و راه اندازی سرمایه گذاری های مشترک و غیره. در این موارد پیدا کردن شاخص هایی که سطحی از موفقیت را تعیین می کند به مراتب دشوارتر است
